Jak prowadzić rozmowy z pracownikami, którzy nie osiągają wyników?

Rozmowa z osobą, która nie realizuje oczekiwań, to jeden z najtrudniejszych momentów w pracy lidera. Celem takich spotkań nie jest jedynie przekazanie informacji, ale wywołanie realnej zmiany: w podejściu, motywacji i sposobie działania pracownika.

Takie rozmowy należą do rozmów, które nazywamy rozmowami transformującymi. To proces, w którym poprzez dialog pomagasz pracownikowi zobaczyć sytuację z innej perspektywy, znaleźć własną motywację i wypracować nowe rozwiązania. Jednak nawet najlepsza rozmowa nie daje gwarancji, że wnioski zostaną przekute w działanie.

Dlaczego rozmowy transformujące nie zawsze przynoszą efekty?

stnieje kilka powodów, dla których ustalenia ze spotkania mogą nie zostać wdrożone:

• Kontekst kulturowy: brak przywiązania do ustaleń, przekonanie „zawsze możemy się dogadać”.
• Zajętość i powrót do rutyny: po rozmowie pracownik wraca do codziennych zadań i zapomina o nowych ustaleniach.
• Spadek motywacji: pierwsze próby wprowadzania zmiany często wiążą się z błędami i brakiem natychmiastowych efektów, co zniechęca do dalszych działań.

Jak zwiększyć szansę, że ustalenia zmienią się w działanie?

Kluczowym elementem jest ustalenie follow-upu, czyli krótkiego spotkania sprawdzającego, czy i jak wdrażane są uzgodnione działania.

Jak skutecznie planować follow-up?

Unikaj ogólników: zamiast „bądź bardziej aktywny”, określ konkretną, mierzalną akcję.

Dziel większe zadania na małe kroki, dzięki temu łatwiej utrzymać tempo i poczucie postępu.

Pierwsze kroki w 24 godziny: ustal zadanie możliwe do wykonania tuż po spotkaniu, najlepiej w mniej niż 15 minut.

Skup się na działaniach, nie efektach: szczególnie podczas pierwszego follow-upu.

Reaguj szybko: jeśli zmiana dotyczy np. sposobu prezentowania rozwiązań klientowi, spotkajcie się po pierwszej takiej sytuacji, a nie po miesiącu.

Jak kontraktować odpowiedzialność za poprawę wyników?

Kontraktowanie odpowiedzialności polega na jasnym określeniu, co w procesie zmiany należy do lidera, a co do pracownika.

• Odpowiedzialność lidera: wspieranie, tworzenie warunków do działania, monitorowanie postępów.
• Odpowiedzialność pracownika: wdrażanie ustaleń, informowanie o trudnościach, podejmowanie inicjatywy.

To narzędzie pomaga uniknąć sytuacji, w której lider przejmuje obowiązki pracownika, a pracownik staje się bierny.

Jak stawiać granice, gdy ustalenia nie są respektowane?

W pracy z osobami, które uporczywie nie dotrzymują ustaleń, warto korzystać z modelu reakcji według Pamelii Butler. Metoda zakłada stopniowanie komunikatów od łagodnych po bardziej stanowcze, bez agresji i przy zachowaniu asertywnej postawy.

Etapy stawiania granic

Informacja zwrotna z prośbą
„Kiedy umawiamy się na dostarczenie raportu na wtorek do końca dnia, jest środa, a ja nadal go nie mam, to jestem zaniepokojona, bo… Proszę, powiedz, co powoduje, że…?”

Postawienie granicy
„Ustaliliśmy termin dostarczenia raportu, który określiłeś jako realny. Nie będę akceptowała nieterminowości.”

Zapowiedź sankcji
„Jeśli nadal będziesz przekraczał terminy, to…” – np. brak premii, przerwanie rozmowy. Sankcje muszą być realne i możliwe do zastosowania.

Wprowadzenie sankcji
„Uprzedzałam Cię, niestety jestem zmuszona…”

Podsumowanie

• Rozmowy transformujące służą do wywoływania realnej zmiany w podejściu i działaniach pracownika.
• Follow-up zwiększa szansę wdrożenia ustaleń w praktyce.
• Kontraktowanie odpowiedzialności chroni przed przejęciem obowiązków pracownika przez lidera.
• Model Pamelii Butler pomaga stawiać granice z poszanowaniem relacji.
• W skrajnych przypadkach konieczne może być rozstanie, nadal w duchu szacunku.

O autorce

Nazywam się Zofia Jakubczyńska. Jestem trenerką przywództwa i komunikacji, pracuję z liderami nad rozwojem kompetencji menedżerskich, budowaniem zaangażowania zespołów i skutecznym rozwiązywaniem trudnych sytuacji. Łączę doświadczenie pracy z liderami i zespołami z wiedzą psychologiczną oraz podejściem, w którym ważne są i efektywność i empatia i autentyczny kontakt z drugim człowiekiem.

Jeśli ten artykuł był dla Ciebie inspiracją, zajrzyj do innych wpisów na blogu: znajdziesz tam praktyczne wskazówki o rozmowach w trudnych sytuacjach, motywowaniu pracowników i budowaniu skutecznych zespołów.

Chcesz, żebym podzieliła się z Tobą kolejnymi narzędziami i przykładami z mojej pracy z liderami? Zapisz się do newslettera (na dole strony). Raz w miesiącu wysyłam porcję praktycznej wiedzy, którą możesz od razu wdrożyć w swoim zespole.

Masz pytania lub chcesz porozmawiać o wyzwaniach w Twojej firmie? Napisz do mnie: chętnie poszukam z Tobą najlepszego rozwiązania.